مدیریت ادعا در پروزه های عمرانی نویسنده: اصغر مبارکی

پیمانکار طی پیمانی که به همراه شرایط و مدارک الحاقی می باشد متعهد می شود کارهایی مشخص و در بازه ی زمانی معین و با هزینه و کیفیتی تعیین شده انجام دهد و مبالغ پولی را براساس شرایط قرارداد از کارفرما دریافت نماید. هر عاملی که سبب بروز اختلال در تعهدات مندرج در قرارداد شود احتمالا توسط پیمانکار و کارفرما در معرض ادعا قرار می گیرد. در واقع ادعا ، ابزاری برای اثبات حقی برای جبران هزینه ها یا زمان تحمیل شده خارج از قرارداد و اثبات مالکیت زمان و هزینه است. 

 
منشا ایجاد ادعا افراد زیر می باشند:
کارفرما ، شخص ثالث ، پیمانکار
در ابتدا خواست هایی از سوی هر یک از طرفین برای طرف دیگر مطرح می گردد(ادعا).در صورتی که این خواست ها مورد توافق طرف مقابل قرار نگیرد جرقه اختلاف زده می شود.
ادعا یا در طول پروژه و یا در انتهای پروژه مطرح می گردد.و پیامدهای نامطلوبی را برای پیمانکار و کارفرما بدنبال دارد که از جمله آنها می توان به وقفه در انجام کارها، کم شدن انگیزه گروههای درگیر در پروژه، خدشه دار شدن روابط کارفرما و پیمانکار و صرف هزینه، زمان و انرژی زیاد طرفین برای حل ادعا ، نادیده گرفتن برخی مستندات، اختلافات عمیق تر و دخالت افراد ، امکان نادیده گرفتن ، فراموش شدن و از حیث اهمیت خارج شدن برخی از ادعاها اشاره کرد.
برخی از دلایلی که منجر به ادعا می شود شامل موارد زیر و نه محدود به آن می شود:
وقتی کارفرما:
1- قرارداد و محدوده کاری را باز در نظر می گیرد
2- در پرداخت ها و تعهدات مالی خود تاخیر دارد
3- در تصمیم گیری تعلل دارد
4- اطلاعات مورد نیاز در دسترس ندارد
5- پاسخ خارج از موعد به مکاتبات و پرسش های کتبی پیمانکار.
6- اعمال تغییرات در محدوده کار
پیمانکار علیه کارفرما ادعا می کند.
وقتی پیمانکار:
1- افزایش زمان و هزینه پروژه
2- تغییر در سطح کیفی مفاد قرارداد
3- تغییر در محدوده کار
کارفرما علیه پیمانکار ادعا می کند.
علت اصلی ادعاهای پیش آمده، شناخت و طراحی نادرست، قراردادهای نامناسب، کنترل و نظارت ضعیف بر پروژه و ارتباطات ضعیف می باشد. این عوامل در نهایت افزایش زمان وهزینه را به دنبال خواهند داشت و افزایش هزینه نیز ادعای مالی را سبب می گردد.
راهکارها و پیش نهادها
مدیریت هم علم است و هم هنر، لذا برخورد با اختلافات مدیریت خاصی می خواهد . مدیریت اختلافات و دعاوی نقش پیش گیرانه و حلال با حوزه عملکردی بسیار گسترده خواهد داشت. از مناظر مختلف می توان به تحلیل مدیریت دردعاوی واختلافات پرداخت.پیش بینی ها و پیشگیری ها در صورتی که ازچشم تیز بین مدیریت دور بمانند ممکن است کل ساختار پروژه را با آفت اختلاف بیمار نمایند.
بر اساس توسعه استاندارد جهانی مدیریت پروژه Extension of PMBOK مدیریت ادعاها مشتمل برچهار فرآیند به شرح زیر می باشد:
1- شناسایی کلیم
2- کمی کردن کلیم
3- ممانعت از کلیم
4- راه حل یاتوافق کلیم
برخی از اقداماتی که در طول فرایند مدیریت ادعا پیشنهاد می گردد به شرح ذیل است:
1- بررسی کامل طرح مورد نظر قبل از مناقصه
2- تخصیص زمان مناسب جهت اجرای پروژه، در نظر گرفتن زمان کوتاه و غیر منطقی برای اجرای پروژه مشکلات زیادی را برای ذی نفعان پروژه به همراه خواهد داشت
3- پس از عقد قرارداد و توافق نامه های پیمان و تشکیل تیم مدیریت پروژه تعهدات، مسئولیتها و اختیارات هریک از ارکان پروژه به صورت موضوعی مشخص و تفکیک شود تا به این صورت محدوده تعریف شده هر یک از ارکان پروژه شفاف و به صورت ساده در دسترس قرار گیرد.
4- شناسایی و پیگیری نیاز ذینفعان
5- استفاده از درس های آموختنی
6- مستند سازی قوی
7- اصلاح سیستم توزیع ریسک بین طرفهای پیمان
8- تبدیل فرهنگ از متهم کردن طرفین به فرهنگ مشارکت
9- استفاده مستمر ومفید از مشاوران حقوقی
10- مذاکرات و جلسات مفید و مستمر طرفین قرارداد قبل وحین اجرا
در واقع با مدیریتی درست مطابق با استاندارد مدیریت پروژه می توان ادعاهای در طول پروژه را به حداقل رساند


مدیریت ادعا (Claim Management) ، یکی از موضوعات مهم در مدیریت پروژه و مناسبات بین کارفرما و پیمانکار به ویژه در پروژه های عمرانی (اعم از صنعتی و غیر صنعتی) می باشد. به صورت کلی مدیریت «مطالبات پیمانکار» (علاوه بر مقادیر پیش بینی شده در قرار داد) و «تعهدات و احیانا قصور کارفرما»، را اصطلاحا «مدیریت ادعا» نام گذاری می شود.
بر اساس قوانین و مقررات جمهوری اسلامی ایران و همچنین در سطح بین المللی، مدیریت ادعا دارای جایگاه ویژه، نیز در ارتباط تنگاتنگ با اصول فنی و مهندسی، مبانی حقوقی پیمان و مباحث ظریف کنترل پروژه می باشد.
لذا، این سایت با هدف به اشتراک گذاشتن یافته ها، داده ها و تجربیات شخصیت های حقیقی و حقوقی گروه Claimica برنامه ریزی گردیده است، و در این راستا از نقطه نظرات کلیه دوستان در راستای تبادل این اطلاعات و تجربیات بهره خواهد برد.
تهیه لایحه تاخیرات و مدیریت ادعا(Claim) دو نمونه از با ارزش‌ترین خدمات تیم‌های کنترل پروژه می‌باشد که شاید بتوان آن‌ها را به عنوان معدود مواردی دانست که توجیه اقتصادی استفاده از خدمات مشاوره مدیریت را بصورت مستقیم نمایان می‌سازند. عموما به دلیل آن که ارکان پروژه نسبت به شرایط تعهدات و قوانین حاکم برقرارداد به صورت کامل آگاه نبوده یا مطابق آنها اقدام نمی کنند مشکلاتی در حین اجرا و عموما در پایان پروژه ها اتفاق می افتد که توافق در راه حل قطعی آنها پیچیده و گاها غیر ممکن شده و عموما پیمانکار پروژه بخشی از بهای کارکرد خود را دریافت نمی کند یا آن که کارفرما بهای بیشتری از کارکرد حاصل شده در مقدار یا کیفیت را پرداخت می کند و بعضا نیز کار پروژه به صورت کامل به انجام نمی رسد. از این رو پیمانکار اقدام به تهیه مدارک مستندی مینماید که در آن دلایل تاخیرات مجاز خود و مایلستون‌هایی را که بنا به تاخیرات عملکردی کارفرما باعث تاخیردر اجرای کار شده است( ازجمله تاخیر در تحویل زمین، ارایه نقشه، دستور کار و ...) مطرح نموده و درخواست در نظر گرفتن آن‌ها از سوی کارفرما و بالتبع آن جبران خسارات مربوطه می‌شود. این ادعا معمولاً به صورت درخواست کتبی به انضمام مدارک قراردادی،که درخصوص جبران مالی، زمانی یا تحقق سایر شرایط که از نظر قراردادی موجب اختلاف درخواست کننده و طرف قرارداد یا کارفرما است،بروز و ظهور می‌یابد.
گروه مشاوران هانا با در اختیار داشتن تیم مجرب در خصوص تهیه لایحه تاخیرات و مدیریت ادعا که تجربه ارایه خدمات مشابه به سازمان‌ها و شرکت‌ های بزرگ نفتی، پتروشیمی، ساختمانی و غیره را دارند آماده ارایه خدمات مربوطه به پیمانکاران و کارفرماها(جهت بررسی لایحه‌ای تاخیرات  ادعاهای پیمانکاران) می‌باشد.
لازم به ذکر است که متد و الگوریتم مورد استفاده این مشاور بسیار علمی و مبتنی بر بررسی دقیق برنامه‌های زمان‌بندی و با استفاده از نرم افزار و اصول کنترل پروژه بوده و تاخیرات پروژه و دلایل و مسببین آن را به دقت روز محاسبه می‌نماید.